La réception approche, et le DOE est déjà prêt. Les fiches techniques des produits réellement posés, les plans mis à jour au fil des modifications, les notices et les garanties des fabricants : chaque pièce a trouvé sa place le jour où elle est arrivée sur le chantier.
Le dossier des ouvrages exécutés se prépare facilement pendant le chantier. C'est toute la méthode.
Qu'est-ce que le DOE ?
Le DOE, dossier des ouvrages exécutés, décrit l'ouvrage tel qu'il a été construit, et non tel qu'il avait été prévu. C'est la mémoire du bâtiment : le document qu'on ressort des mois ou des années plus tard, quand il faut intervenir sur un réseau, remplacer un équipement ou faire jouer une garantie.
Dans les marchés publics de travaux, il est encadré par l'article 40 du CCAG Travaux 2021. En marché privé, c'est le contrat qui fixe l'obligation et le contenu : il faut donc le lire avant de commencer.
Ce que contient un dossier des ouvrages exécutés
Le CCAG Travaux 2021 donne la liste de ce que l'entreprise remet :
- les plans d'exécution conformes à la réalisation ;
- les fiches techniques des matériaux et produits mis en œuvre ;
- les spécifications de pose ;
- les notices de fonctionnement ;
- les prescriptions de maintenance des équipements ;
- les conditions de garantie des fabricants ;
- les constats d'évacuation des déchets ;
- les documents nécessaires au dossier d'intervention ultérieure sur l'ouvrage (DIUO).
Le texte fixe un minimum : les plans conformes aux ouvrages exécutés, les notices de fonctionnement et les prescriptions de maintenance. Pour le reste, le contenu exact est fixé par les documents particuliers du marché. Autrement dit, la réponse est déjà écrite dans le dossier de consultation des entreprises, bien avant le premier coup de pioche.
Qui remet le DOE, et à quel moment ?
C'est l'entreprise titulaire qui le remet au maître d'œuvre, au moment où elle demande la réception des travaux.
Quand le marché est découpé en lots, chaque titulaire remet le DOE de son lot dès qu'il a achevé ses ouvrages. Un exemplaire des documents utiles au DIUO part aussi au coordonnateur en matière de sécurité et de protection de la santé.
Le format est numérique, avec les caractéristiques fixées par le marché. Le papier n'est exigé que si les documents particuliers le demandent.
Trois pièces qui se préparent au fil du chantier
Le plan conforme. Un réseau dévié, une trémie déplacée, une cloison décalée : noté le jour même, l'écart se reporte sur le plan en quelques minutes.
La fiche technique du produit posé. Quand le fournisseur livre une référence équivalente, la fiche se rattache à la livraison. Le DOE contient ainsi la bonne fiche, celle du produit réellement installé.
Les garanties. Rangées à la réception de l'équipement, elles sont prêtes le jour où il faut les faire jouer.
Le principe est simple : une information se range au moment où elle naît.
La méthode : construire le DOE pendant le chantier
1. Lire ce que le marché exige, dès le départ
Contenu attendu, format, nombre d'exemplaires, date de remise : tout est dans les pièces du marché. Si votre mémoire technique appel d'offres décrit votre organisation documentaire, c'est ici que cet engagement prend forme.
2. Poser la trame avant le premier document
Un sommaire par lot et par ouvrage, créé au démarrage. Chaque pièce qui arrive trouve sa place tout de suite, au lieu d'attendre dans un dossier « à trier ».
3. Ranger la fiche technique à la livraison
Le bon moment pour rattacher une fiche technique, c'est quand le produit arrive sur le chantier. On sait alors exactement quelle référence a été livrée. Même chose pour la notice et la garantie.
4. Tenir les indices des plans
Un plan d'exécution passe par plusieurs indices. Le plan conforme, c'est le dernier indice, plus les modifications faites sur place. Si chaque plan porte son indice et sa date, on sait lequel fait foi sans comparer des noms de fichiers.
5. Reporter les modifications au fil de l'eau
Chaque écart entre le prévu et le réalisé doit laisser une trace le jour où il se produit : une note, une photo, une ligne dans le rapport de chantier. C'est le rôle d'un logiciel suivi de chantier : garder la trace de ce qui a réellement été fait, pendant qu'on le fait.
6. Contrôler avant de remettre
Le texte demande des documents numériques sécurisés, identifiables et compatibles avec les logiciels désignés par le marché. Avant la remise, vérifiez que chaque fichier s'ouvre, porte un nom clair et se trouve à sa place dans la trame.
Un logiciel DOE, pour quoi faire ?
Tout ce qui précède peut se faire avec un dossier partagé bien tenu. Sur un chantier de plusieurs mois, avec plusieurs intervenants, un outil dédié garde cette rigueur sans effort.
Un logiciel DOE sert à une chose : que le dossier se constitue à partir des pièces produites pendant les études d'exécution et le chantier, avec leurs indices et leurs dates, au lieu d'être rassemblé en urgence. C'est ce que fera BeluoStudy, qui arrive bientôt.
Pour une entreprise générale, l'enjeu est encore plus fort : elle doit réunir les DOE de tous les corps d'état avant la réception. Si c'est votre cas, voyez comment nous travaillons avec les entreprises générales sur notre page logiciel constructeur bâtiment.
Questions fréquentes
Quelle différence entre le DOE et le DIUO ?
Le DOE décrit l'ouvrage tel qu'il a été construit : plans conformes, fiches techniques, notices, garanties. Le DIUO, dossier d'intervention ultérieure sur l'ouvrage, rassemble ce qui aide à prévenir les risques pour ceux qui interviendront plus tard, notamment pour l'entretien. L'entreprise fournit les pièces utiles aux deux.
Que se passe-t-il si le DOE n'est pas remis à temps ?
Dans un marché public qui applique le CCAG Travaux 2021, l'absence de remise à la date de la demande de réception entraîne des pénalités ou une retenue, dont le montant est fixé par les documents particuliers du marché.
Le DOE est-il obligatoire en marché privé ?
Il l'est quand le contrat le prévoit. Le CCAG Travaux s'applique aux marchés publics. En marché privé, lisez le contrat : c'est lui qui fixe l'obligation, le contenu et le délai.
Sous quel format remettre le DOE ?
En numérique, selon le format fixé par le marché. Des exemplaires papier ne sont dus que si les documents particuliers les demandent.
Qui constitue le DOE sur un chantier en lots séparés ?
Chaque entreprise titulaire remet le DOE de son lot, dès qu'elle a achevé ses ouvrages. Le maître d'œuvre le reçoit et le vérifie.